入札制度構築コンサルティング

概要

お客さまの「適正コストと品質の両方を担保した業者を選定する」という目的に向けて、入札制度の構築ためのコンサルティングサービスを提供しました。

都内にある私立大学では、多くの企業さまと同様に、施設の維持保全業務は、外部業者への委託という形で実施されていました。しかしながら、業務仕様やコスト調整を含めて、必ずしも効率的な管理体制の構築に至っていないという課題を抱えていました。

そこで、私たちは、業務仕様の見直しや適正コストの試算、入札の実施などを専門家の立場で支援することとなりました。

このコンサルティングサービスは、4つのフェイズで、段階的に進めていきました。
1.現行の業務仕様確認・精査
2.入札に向けた仕様概要書作成
3.業者選定準備支援
4.業者選定支援
の4つのフェイズです。

まず第1 フェイズにおいては、「清掃業務」、「警備業務」、「設備管理業務」の業務仕様書の確認・精査を実施するとともに、それぞれの業務仕様に対する適正コストの試算を実施しました。第2フェイズにおいては、業務仕様書の再整備を実施しました。そして、第3フェイズにおいては、入札を行うための各種ドキュメントの作成支援を行いました。具体的には、入札対象業者へ配布するための「見積要領」、「質問票」、「選定評価基準書」などです。このようにして準備が整い、清掃業務、警備業務、設備管理業務の各業務において、それぞれ4〜6社による入札が行われました。ここからが第4フェイズとなります。ここでは、提出された見積書ならびに提案書の精査・分析、さらには、見積金額の上位業者複数に対してのヒアリングを実施しました。このヒアリングは、見積書や提案書では計ることのできない、各業者の業務への取り組み姿勢や熱意を確認することが目的です。こうして多角的に入札業者のデータを収集して分析した後に、その結果を「評価レポート」としてまとめました。

この一連のプロセスにより、「適正コストと品質の両方を担保した業者を選定する」という目的が達成するとともに、次年度以降の、標準的な入札制度の構築を行うことができました。