ハイブリッド型バーチャル総会

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マンションの管理組合は、毎年総会を開催しています。これは、区分所有法において「管理者は、少なくとも毎年一回集会（総会）を招集しなければならない。」との規定があり、マンションにおける決算報告や事業報告、予算および事業計画などについて決議する必要があるためです。

しかし、新型コロナウイルス感染症の拡大により、各所で3密対策が講じられてからは、区の集会所などの休館に伴い、総会が相次いで延期となりました。緊急事態宣言が解除された今も、理事会や総会の開催を心配する声は止みません。

そこで、考案されたのがICTを活用して理事会や総会を開催する取り組みです。コロナ禍により、不要不急の外出自粛が呼び掛けられる中、ビジネスではTeamsやZoomなどのツールを利用した「オンライン会議」が普及しています。管理組合でも、このように離れた相手とリアルタイムでコミュニケーションできるICTツールを活用し、管理組合の負担を減らす取り組みが試行されています。この取り組みは、区分所有者が一堂に会して総会を開催する従来の形態と、ICTを活用して遠隔地から参加できる性質を併せ持つため「ハイブリッド型バーチャル総会」と呼ばれ、2020年9月には、一般社団法人マンション管理業協会にて、初の実証実験を開始することとなりました。

広く一般での運用に至るまでは、ネット環境の整備やセキュリティ面のリスクヘッジ、混乱を招かないためのルール作りや規約改定など、多くの問題点が挙がると考えられます。一方で、遠方に住む区分所有者でも役員に就任できることから、役員の成り手不足問題の解消や、総会運営の透明性の向上など、「ハイブリッド型バーチャル総会」の実現が、管理組合の抱える諸問題の解決に繋がる可能性があります。

新型コロナウイルス感染症の拡大防止策としてだけではなく、場所や時間の制約を受けない新たな様式が、アフターコロナにおける管理組合運営の正常化にも貢献していくのではないでしょうか。3密対策が必要とされる現在の社会情勢で、「ハイブリッド型バーチャル総会」により、理事会や総会を安心して開催できる環境が整うことに、期待が高まります。

私たちも、時代の変化に応じて新たな手法を取り入れ実践していくことで、各管理組合のニーズに合致した支援を目指したいと考えます。（あきら）

【2020年9月公開】

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