トラブルレポート

ファシリティマネジメント（施設管理）
に関連する最新情報を
わかりやすくお届けいたします。

OUR SERVICE

ファシリティ（施設）のマネジメントをしていくうえで、トラブルを100％回避することは残念ながらできません。そこで、私たちは「トラブルは発生するもの」という前提のもとにマネジメントしています。今回は、その前提に基づき開発し、実際の業務に活用している「トラプルレポート」という報告ツールについて紹介します。

この「トラブルレポート」は、「ver.1：発生報告」、「ver.2：解消報告」、「ver.3：検証報告」とトラブル対応の3つの段階毎にバージョンを構成しています。

トラブル発生時には、まずは可能な限り現場での一次対応をしたうえで、関係者に早急に第一報を入れることが優先されます。その後、トラブル解消に向けて順次対応を進めていくのですが、それと並行して、迅速に発生報告である「トラブルレポートver.1.0」を作成します。「ver.1.0」の冒頭には、トラブルの主な概要、被害状況、労災の有無などが一目見て分かるように記載されます。さらに、トラブル発生からその後の対応の経緯を時系列で詳細に記載すると共に、必要に応じて写真も添付し、発生した事象を第三者でも容易に把握できるようにしています。この「ver.1.0」はトラブル発生から12時間以内に発信され、その後進捗がある度に情報をアップデートさせていきます。

その後、トラブルが解消した際に、「トラブルレポートver.2.0」を関係者に発信します。「トラブル解消」の定義ですが、私たちはトラブルそのものさえ解消されれば充分とは考えません。したがって、トラブルが発生した原因を徹底的に追究した上で、再発防止策を策定し実行します。私たちはここまでをもって「トラブル解消」と位置付けています。

さらに、上記で定めた再発防止策が有効なものなのかを、一定期間設けて検証します。その結果として、充分な再発防止策が取られていることが確認できた際に、「トラブルレポートver.3.0」を報告します。この「ver.3.0」の目的は「検証報告」です。

私たちはこのように、「ver.1：発生報告」、「ver.2：解消報告」、「ver.3：検証報告」の3段階のレポートを作成することにより、お客さまにトラブルの詳細を的確に報告しています。また、原因究明と再発防止策を提示し、その結果を検証するところまでを一連の標準対応としており、お客さまには、トラブルの際にも安心感を抱いていただくことができています。また、トラブルレポートは私たちの社内でも情報共有し、トラブル発生時の対応品質の向上や、トラブル発生防止の一助となっています。

もちろんトラブルは避けたいものですが、いざトラブルが発生した際に迅速で適切な対応を提供することはもとより、同じようなトラブルを再発させないための対策を講じ続けることも、ファシリティをマネジメントする私たちの使命だと考えています。(えくぼ)
[2018年4月公開]

お問い合わせはお気軽にどうぞ

企業施設、賃貸施設、マンション、公共施設、教育施設などの施設管理業務（主に、運営維持業務）の効率化、コスト削減をご検討の際には、マネジメント業務に特化したアウトソーサーである私たちへお気軽にご相談ください。御社のニーズにあわせたご提案や、成功事例をご紹介します。

お問い合わせフォーム