維持保全コストの調査・分析

ファシリティマネジメント（施設管理）
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OUR SERVICE

【概要】
維持保全業務（清掃衛生、設備管理、警備、オフィスサービス、など）における「コスト削減」および「業務品質の向上」を目的として、調査および分析を行い、コンサルティングレポートにて提案する。

神奈川県に本社を持つ製造業様（以下、お客さま）の、「ファシリティコストの削減」と、「業務品質の向上」というご要望に対して、私たちは、調査および分析を通して、現状の「維持保全業務を見える化」することを提案し、その調査結果および改善策をレポーティングしました。

この「維持保全業務を見える化」する作業から改善策のレポーティングまでの一連の流れを、私たちは、3つのステップにわけて実施します。ステップ1として約1ヶ月の事前準備、ステップ2として、約1ヶ月間の調査実施、そして、ステップ3は、分析およびレポート作成期間です。

ステップ１の事前準備では、お客さまへのヒアリングを通して調査計画を立て、このケースでは、現状のコストおよび業務仕様を具体的に把握することが必要と判断し、4つの調査からなる現状調査を実施することを提案しました。4つの調査とは、①「施設調査」、②「維持保全コスト調査」、③「業務実施状況調査」、④「維持保全マネジメントコスト調査」です。そして、これらの調査を実施するために、お客さまには、内部資料、具体的には、施設図面、原始伝票や元帳などの書類、さらには契約書や仕様書などの資料を準備してもらいました。しかし、この準備が、そう簡単に進まないことも多々あります。なぜなら、お客さまによっては、必ずしも、各種書類を管理できていないため、準備して頂きたい書類を用意することすら困難なケースもあるからです。そのような場合には、作業着に軍手姿で書庫に入り、段ボールの山から必要な書類を探し出すお手伝いをすることもあります。これらの作業は、膨大な時間と労力を要するものでした。

さて、ようやくステップ2です。ここでは、①においては、施設内ツアーを行い、②においては、事前に準備頂いた維持保全コストの原始伝票や元帳などの書類をお預かりし、すべてのコストデータを収集しました。③においては、②の結果と現行の契約書や業務仕様書などとの整合性を確認するという作業を行いました。また、実際に業務の実施状況を視察し、業務品質のチェックや課題の抽出も行いました。④においては、インタビューならびにアンケート調査により、施設管理担当者様が、現在、維持保全管理業務に費やしている工数を把握しました。

そして、ステップ3にて、調査データを分析し、現行の業務仕様に対してのコスト試算を行います。この際には、独自に構築した「標準コストデータ」を活用します。最後に、調査結果、つまり現行のコストおよび私たちにて試算したコストを、「コンサルティングレポート」として提出します。レポート内容の導入の是非は、あくまでもお客さまにて決定していただきます。
[2015年5月公開]

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