定例会議による業務品質向上

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【概要】
お客さまと私たちの共同作業にて、「定例会議」という「しくみ」を活用することにより、業務品質の維持もしくは向上を継続しています。

都内の私立大学のお客さまとの二人三脚で実施した、「維持保全業務の外部委託業者の見直しに向けた業務支援サービス」は、「適正コストと品質の両方を担保した業者を選定する」という目的を果たし、一つの区切りとなりました。

しかし、業者の選定そのものは最終的なゴールではなく、業務品質の維持もしくは向上も伴って始めて意味を成すものです。そのために、新しい業者による業務がスタートした後には、業務品質をチェックするためのマネジメントをしていく必要があります。

具体的には、委託者であるお客さま、受託者である各業者（清掃・設備・警備）、そして私たちが第三者的な立場で参加する月次の「定例会議」を、業務ごとに開催しました。この会議においては、主に、業務における課題点を抽出し合い、改善を図っていくという作業が行われました。ここでは、私たち独自の「ATS（アクション・トラッキング・シート）」と呼ばれるツールが大いに活用されました。これは、抽出された課題に対し、「担当者」・「発生日」・「完了目標日」などを明確に記載し、その課題に対するアクションの「進捗状況」を記載していくシートです。このATSの活用により、一度提出された課題に対し、確実に何らかのアクションが起こされている状態が保たれるのです。また、第三者である私たちの存在により、良い意味での「緊張感」が常に保たれるという効果もこの会議にはありました。

さらに、次年度には、各業者の業務上の連携を高めたいというお客さまの要望により、すべての業務の業者が参加する「全体定例会議」を開催しました。この会議においては、主に、各業務における業務改善の進捗状況の報告、および、各種イベント時（入学試験、学園祭、緊急時対応など）における業務上の連携内容の確認などが行われました。

このように、お客さまと私たちの共同作業にて、「定例会議」という「しくみ」を活用することにより、業務品質の維持もしくは向上を継続し、現在に至っています。
[2015年5月公開]

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