Ａ大学におけるコンサルティングの事例（その１）

ファシリティマネジメント（施設管理）
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今回より、A大学における、施設管理業務に関するコンサルティングの導入事例について、紹介します。

都内をはじめ複数のキャンパスを持つA大学は、創立100年以上の歴史を持つ私立大学です。多くの企業と同様に、大学施設の清掃・設備管理・警備などの維持保全業務は、外部業者への委託という形で実施されていました。しかしながら、業務仕様やコスト調整を含めて、必ずしも効率的な管理体制の構築に至っていないという課題を、施設管理のご担当者は認識していました。そのような状況であったため、施設管理のご担当者は、「維持保全業務のマネジメント」に特化した当社のビジネスモデルに興味を持ったそうです。

上記のような課題に対して、当社が当初提案したのは、「維持保全業務のマネジメントの一元的なアウトソーシング」というスキームでした。しかしながら、諸事情を鑑みた時に、現時点ですぐにそのスキームを導入していくのは、難しいと判断せざるを得ない状況がありました。

それでは、他にどのようなスキームで、施設管理体制の改善を実現できるのか。ヒアリングを重ねた結果、維持保全業務の外部委託業者の見直しに向けた検討を始めていることが分かりました。私たちは、業務仕様の見直しや適正コストの試算、入札の実施などを専門家の立場で支援する業務、すなわち、コンサルティング業務を提案しました。

このコンサルティング業務のスタートにあたっては、ご担当者より、ある要望がありました。ご担当者は、様々な業務をアウトソースすることにより、大学側に知識やノウハウが無くなっていってしまうことを危惧していました。そのため、担当職員の育成も同時に行っていきたいとの考えをお持ちでした。その解決策として、当コンサルティグの実施に当たっては、完全な委託ではなく、「チーム制」で実施する体制とすることにしました。すなわち、大学側と当社とでチームとして協働する体制をとることにより、ワークショップや定例会において情報共有ができ、学内担当者の育成にもつながると考えたわけです。ご担当者の、将来までをもしっかりと見据えたビジョンが垣間見える決断でした。

このようにして、A大学様と当社との協業がスタートしていきました。この「維持保全業務の外部委託業者の見直しに向けた業務支援サービス」は、４つのフェイズで、段階的に進んでいくこととなります。１）「現行の業務仕様確認・精査」、２）「入札に向けた仕様概要書作成」、３）「業者選定準備支援」、４）「業者選定支援」の４つのフェイズです。

次回以降、これらの４つのフェイズの具体的な内容についてお話していきます。（らぼたもち）
[2013年12月公開]

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