Ａ大学におけるコンサルティングの事例（その４）

ファシリティマネジメント（施設管理）
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前回までで、コンサルティング導入の経緯から、「維持保全業務の外部委託業者の見直しに向けた業務支援サービス」を進めた過程についてお話ししました。最終回の今回は、その後の展開についてお話していきます。

外部委託業者の見直しプロセスの一環として実施した入札は、大幅なコスト削減という成果をもたらしました。しかし、コスト削減そのものは最終的なゴールではなく、業務品質の維持もしくは向上も伴って始めて意味を成すものです。そのために、まずは新旧外部委託業者間の業務引継ぎをスムーズに実施し、そして、新業者による業務がスタートした後には、業務品質をチェックするためのマネジメントをしていく必要があります。これらが、私たちの次なる業務支援のテーマとなりました。すなわち、５）「業務実施準備支援」、６）「業務実施管理支援」の２つです。

業務の引継ぎを短時間で確実に行うには、委託者側のマネジメントのもと、新旧業者間でダイレクトにやり取りできる環境を設ける必要があると判断しました。そこで、第５フェイズにおいては、約2ヶ月間に渡り、「引継ぎのための週例会議」を開催しました。会議においては、三者が忌憚のないやり取りを交わし、必要な情報を引き出し、無事に引継ぎを終えることができました。

続いて、第６フェイズにおいて、いよいよスタートした新体制における、業務管理の支援を行いました。具体的には、委託者であるA大学、受託者である各業者、そして私たちが第三者的な立場で参加する「月例会議」を、業務ごとに開催しました。この会議においては、主に、業務における課題点を抽出し合い、改善を図っていくという作業が行われました。ここでは、当社独自の「ATS（アクション・トラッキング・シート）」と呼ばれるツールが大いに活用されました。これは、抽出された課題に対し、「担当者」・「発生日」・「完了目標日」などを明確に記載し、その課題に対するアクションの「進捗状況」を、都度記載していくシートです。このATSの活用により、一度提出された課題が忘れ去られることなく、確実に何らかのアクションが起こされている状態が保たれるのです。また、以前の外部委託業者の中には、悪い意味での「慣れ」が見られていたようでしたが、第三者である私たちの存在により、良い意味での「緊張感」が常に保たれるという効果もこの会議にはありました。

こうして、外部委託業者交替の初年度でありながら、大きな問題を抱えることなく、A大学における施設管理業務は再スタートし、現在に至っています。（らぼたもち）
[2014年3月公開]

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